Schnittstellen · Technik
„Kann man das nicht einfach verbinden?" Die Frage kommt in fast jedem Erstgespräch, und die Antwort ist fast immer: Ja — aber nicht einfach, und nicht auf jede Art. Dieser Beitrag erklärt ohne Fachchinesisch, was eine Schnittstelle ist, welche Wege es gibt, zwei Programme zu verbinden, und woran Sie selbst erkennen können, ob Ihr Fachprogramm sich dafür eignet. Das ist nützlich, bevor Sie mit einem Anbieter sprechen — damit Sie wissen, wovon er redet.
Jedes Programm hält seine Daten in seiner eigenen Form. Ihr Fachprogramm speichert einen Auftrag anders, als Ihre Buchhaltung eine Rechnung speichert, und beide anders, als Outlook einen Termin speichert. Eine Schnittstelle ist die Stelle, an der ein Programm seine Daten so herausgibt — oder entgegennimmt —, dass ein anderes Programm sie versteht. Ohne Schnittstelle sind Programme geschlossene Räume. Mit Schnittstelle haben sie eine Tür.
Die Frage ist nie, ob eine Tür da ist — fast jedes Programm hat irgendeine —, sondern wie breit sie ist, in welche Richtung sie aufgeht, und ob man sie automatisch öffnen kann oder jemand sie jedes Mal von Hand aufdrücken muss.
Der älteste Weg. Programm A schreibt seine Daten in eine Datei — CSV, Excel, XML, DATEV-Format —, Programm B liest die Datei ein. Fast jedes Programm kann das. Der Nachteil: Jemand muss den Export anstoßen, die Datei irgendwo ablegen und den Import starten. Oder man baut einen Workflow, der das jede Nacht tut. Daten sind dann bis zu einem Tag alt, und wenn sich die Dateistruktur ändert, bricht der Import still.
Wann das reicht: für Daten, die nicht sofort aktuell sein müssen — die monatliche Übergabe an die Steuerberatung, der nächtliche Abgleich von Artikelstammdaten.
API heißt „Programmierschnittstelle" und meint: Programm A bietet eine Tür an, durch die andere Programme live Daten abfragen und hineinschreiben können. Ein Datenfundament kann dann im Moment der Anfrage beim Fachprogramm nachsehen, ob Kunde X existiert, und sofort einen Vorgang anlegen. Keine Datei, kein Nachtlauf, keine Verzögerung.
Das ist der Weg, den ein System braucht. Ob Ihr Fachprogramm ihn anbietet, ist die wichtigste Frage der Systemlandkarte. Viele moderne Programme haben eine API. Viele ältere haben keine oder eine, die nur lesen, nicht schreiben kann. Manche verlangen für die Nutzung eine Zusatzlizenz.
Die Umkehrung von Weg 2: Statt dass ein Programm ständig nachfragt („gibt es etwas Neues?"), meldet sich Programm A von selbst, wenn etwas passiert: „Neuer Auftrag angelegt." Programm B reagiert sofort. Das ist effizient und schnell, setzt aber voraus, dass Programm A diese Meldungen anbietet. Microsoft 365 kann das gut; viele Fachprogramme nicht.
Wenn ein Programm gar keine Tür hat, bleibt der Notweg: Eine Software bedient das Programm so, wie ein Mensch es täte — klickt ins Feld, tippt den Wert ein, drückt Speichern. Das heißt Robotic Process Automation. Es funktioniert, ist aber zerbrechlich: Ändert sich die Oberfläche, bricht der Roboter. Wir setzen ihn nur ein, wenn kein anderer Weg existiert und das Programm nicht ersetzt werden kann.
Eine Schnittstelle allein löst noch nichts. Die wichtigere Frage ist die Richtung: Wenn der Kunde im Fachprogramm und im Datenfundament existiert und seine Adresse an einer Stelle geändert wird — welche gilt? Das muss vor dem ersten Baustein entschieden werden, nicht danach. Üblich ist: Für jede Art von Daten gibt es eine führende Quelle. Aufträge führt das Fachprogramm, das Fundament liest sie. Zahlungen führt die Buchhaltung. Vorgänge und Kommunikation führt das Fundament. Wer gegen die Richtung schreibt, wird überschrieben — und das ist gewollt.
Dieser Schnittstellenplan ist ein zentraler Teil der Architektur. Ohne ihn laufen die Daten nach einem halben Jahr wieder auseinander, nur diesmal schneller, weil die Automatisierung die Widersprüche zügig verteilt.
Heute · sieben Stellen
Dazwischen sitzt ein Mensch, der überträgt.
Danach · eine Übersicht
Der Mensch entscheidet nur noch. Er überträgt nicht mehr.
Fünf Dinge, die Sie selbst prüfen oder beim Hersteller erfragen können, bevor Sie mit einem Dienstleister sprechen:
Manchmal ergibt die Systemlandkarte: Das Fachprogramm hat keine brauchbare Schnittstelle, der Hersteller plant keine, und der Roboter wäre zu zerbrechlich. Dann stehen zwei Wege offen: das Fachprogramm bleibt eine Insel, und das System wird um sie herum gebaut — mit nächtlichem Dateiabgleich als Kompromiss. Oder das Fachprogramm wird ersetzt, was ein eigenes Projekt ist. Beides ist legitim. Was nicht legitim ist: einen Baustein nach dem anderen zu bauen und erst beim dritten festzustellen, dass die Tür zum Fachprogramm verschlossen ist. Genau das verhindert die Systemlandkarte in der Analyse.
Zum Mitnehmen: „Kann man das verbinden?" ist die falsche Frage. Die richtige: „Welche Tür hat das Programm, in welche Richtung geht sie auf, und wer hat bei Widersprüchen recht?" Wer diese drei Antworten hat, kann ein System bauen. Wer sie nicht hat, baut Inseln mit Brücken, die beim ersten Hochwasser brechen.
Welche Türen haben Ihre Programme? Die Systemlandkarte in der Unternehmensanalyse prüft jede einzelne — bevor der erste Baustein gebaut wird.
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