Digitalisierungsberatung & Umsetzung für den Mittelstand · Calw
Viele setzen punktuell an: hier eine Telefon-KI, dort ein Chatbot. Wir analysieren zuerst Ihr ganzes Unternehmen — und bauen dann ein digitales System, in dem Anfrage, Auftrag, Rechnung und Auswertung ineinandergreifen. Individuell, zusammen mit Ihnen, aus einer Hand.
Der eigentliche Zustand
Die meisten Betriebe haben längst Software. Ein Fachprogramm, eine Buchhaltung, ein Postfach, ein Kalender, eine Tabelle — und seit kurzem vielleicht eine Telefon-KI. Jedes Teil funktioniert. Nur zwischen den Teilen sitzt weiterhin ein Mensch, der überträgt, nachfragt und abtippt.
Punktuell · fünf Inseln
Jedes Werkzeug für sich funktioniert. Dazwischen überträgt weiterhin ein Mensch.
System · eine Kette
Jeder Schritt geht aus dem vorherigen hervor. Niemand tippt ab.
Worin wir uns unterscheiden
Der Markt ist voll von Anbietern, die ein Werkzeug verkaufen und dann schauen, wo es passt. Wir machen es umgekehrt: erst das Unternehmen verstehen, dann entscheiden, was gebaut wird — und was nicht.
Ganzheitlich statt punktuell
Acht Bereiche, von der ersten Anfrage bis zur Auswertung. Erst wenn alles auf einem Blatt steht, sieht man, wo ein System greifen muss — und wo eine Einzellösung nur die Reibung an eine andere Stelle verschiebt.
Ineinandergreifend statt nebeneinander
Anfrage wird Vorgang, Vorgang wird Auftrag, Auftrag wird Rechnung, Rechnung wird Auswertung. Jeder Baustein greift in den vorherigen. Telefon-KI, Chatbot oder Dokumentenerkennung sind darin Bausteine, keine Inseln.
Individuell statt von der Stange
Kein Baukasten, in den sich Ihr Betrieb einfügen muss. Wir entwerfen die Architektur mit den Menschen, die die Arbeit heute tragen, und bauen in Etappen — Sie sehen früh etwas Laufendes und entscheiden nach jeder Stufe neu.
Stufe 01 · Unternehmensanalyse
Wir sitzen in Ihrem Betrieb und schauen zu, wie tatsächlich gearbeitet wird — in jedem Bereich, nicht nur dort, wo es gerade am lautesten knirscht. Wir sprechen mit den Menschen, die die Arbeit machen, nicht nur mit der Geschäftsführung.
Am Ende steht kein Konzept für die Schublade, sondern eine Landkarte Ihres Unternehmens: Was kostet wie viel Zeit, was hängt womit zusammen, was muss zuerst gebaut werden, damit alles andere darauf aufsetzen kann.
Unternehmensanalyse · acht Bereiche, ein Bild
Bereich 01
Kundenkontakt & Vertrieb
Anfragen, Angebote, Nachfassen, Abschluss
Bereich 02
Auftrag & Planung
Terminierung, Ressourcen, Durchlauf, Rückfragen
Bereich 03
Verwaltung & Finanzen
Belege, Rechnungen, Mahnwesen, Übergabe an Steuerberatung
Bereich 04
Kommunikation
Telefon, E-Mail, Formulare, Erreichbarkeit
Bereich 05
Daten & Systeme
Welche Programme, wo doppelt erfasst wird, welche Schnittstellen fehlen
Bereich 06
Personal & Wissen
Einarbeitung, Wissen in Köpfen, Zeiterfassung, Vertretung
Bereich 07
Dokumente & Ablage
Vorlagen, Versionen, Auffindbarkeit, Aufbewahrung
Bereich 08
Führung & Auswertung
Kennzahlen, Entscheidungsgrundlagen, Berichte
Quer durch alle acht: Datenschutz, Rechtslage, und die Menschen, die den Ablauf heute tragen. Erst wenn alle acht auf einem Blatt stehen, sieht man, wo ein System greifen muss — und wo eine Einzellösung nur die Reibung verschiebt.
Was am Ende dasteht
Ein System, das zu Ihrem Betrieb passt — gebaut auf dem, was Sie ohnehin bezahlen, und ergänzt um das, was fehlt. Die Oberfläche ist dabei der kleinste Teil. Der wichtigste ist das Datenmodell darunter.
Vorgehen
Vier Stufen, die aufeinander aufbauen. Nach jeder liegt ein Ergebnis vor, das für sich Wert hat — und nach jeder entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Vorgehen · vier Stufen, vier Entscheidungen
Stufe 01
Analyse
Alle Bereiche aufnehmen. Ergebnis: Prozess- und Systemlandkarte mit Zeitkosten.
Stufe 02
Architektur
Zielbild, Datenmodell, Schnittstellenplan, Reihenfolge. Ergebnis: Bauplan mit Festpreis.
Stufe 03
Umsetzung
Baustein für Baustein, jeder greift in den vorherigen. Ergebnis: laufendes System.
Stufe 04
Betrieb
Schulung, Dokumentation, Wartung, Weiterentwicklung. Ergebnis: Team arbeitet eigenständig.
Nach jeder Stufe liegt ein Ergebnis vor, das für sich allein Wert hat — auch wenn Sie danach nicht weitergehen. Das ist der Unterschied zu einem Projekt, das erst am Ende etwas zeigt.
Stufe 03 · Umsetzung
Welche Bausteine gebaut werden, ergibt sich aus der Analyse. Diese kommen am häufigsten vor — nie alle auf einmal, immer in der Reihenfolge, die am schnellsten entlastet.
Fundament
Kunde, Vorgang, Auftrag, Termin, Dokument, Rechnung — nachvollziehbar verknüpft. Anbindung an Fachprogramm, Buchhaltung und Microsoft 365, damit nichts doppelt erfasst wird.
Eingang
Telefon, E-Mail und Formulare laufen in einer Stelle zusammen. Eine KI liest, ordnet zu und legt den Vorgang an — mit Telefonassistent oder Chat als Baustein, wenn die Analyse das trägt.
Durchlauf
Angebote aus Vorlagen, Terminbestätigungen, Wiedervorlagen, Rechnungen aus dem Auftrag, Mahnläufe mit Freigabe. Was regelhaft ist, läuft; was Urteil braucht, bleibt beim Menschen.
Wissen
Verträge, Vorgänge und Dokumente werden befragbar — mit Quellenangabe, damit nachvollziehbar bleibt, woher eine Antwort stammt. Für das Team, nicht für die Website.
Übersicht
Die Oberfläche, die Ihre Leute tatsächlich bedienen: offene Vorgänge, heutige Termine, fällige Rechnungen, Auslastung — auf einen Blick, ohne drei Programme zu öffnen.
Steuerung
Weil alles zusammenhängt, lassen sich Fragen beantworten, die heute niemand stellt: Welche Aufträge rechnen sich, wo hakt der Durchlauf, welche Kunden kommen wieder.
Oder selbst umsetzen
Nicht jeder Betrieb braucht uns für die Umsetzung. Wer einen klar umrissenen Ablauf hat und jemanden im Team, der Lust darauf hat, kann Automatisierung selbst lernen. Dafür gibt es unsere Schulungen: an einem echten Ablauf aus Ihrem Betrieb, mit Werkzeugen, die Sie meist schon bezahlen.
Prozess-Check · kostenlos
Die Unternehmensanalyse ist der gründliche Weg. Wer erst einmal ein Gefühl bekommen will: Beschreiben Sie einen Ablauf, der Sie jede Woche Zeit kostet. Sie bekommen sofort eine Einschätzung — ohne Anmeldung. Bitte keine personenbezogenen Daten eingeben.
Die Einschätzung entsteht automatisch und ersetzt keine Analyse. Ihre Eingabe wird nicht gespeichert.
Aus der Werkstatt
Gesundheitshandwerk · Verwaltungssystem
Für eine Praxis haben wir die komplette Verwaltung als zusammenhängendes System gebaut: Terminkalender in Tages-, Wochen- und Monatsansicht, Kundenakten mit vollständiger Historie, Zeiterfassung für das Team, Rechnungen automatisch aus dem Termin heraus und Erinnerungen, die von selbst rausgehen.
Der Kern ist unspektakulär und genau deshalb wirksam: ein Datenmodell, in dem Kunde, Termin, Leistung und Rechnung zusammenhängen. Jede Funktion darüber greift in die darunter.
Häufige Fragen
Wir verkaufen kein einzelnes Werkzeug, sondern beginnen mit einer vollständigen Unternehmensanalyse. Erst wenn alle Bereiche — Kundenkontakt, Auftrag, Verwaltung, Kommunikation, Daten, Personal, Dokumente, Auswertung — auf einem Blatt stehen, entwerfen wir ein System, in dem diese Teile ineinandergreifen. Eine Telefon-KI oder ein Chatbot kann darin ein Baustein sein. Allein gelassen erzeugt so ein Werkzeug nur Notizen, die wieder ein Mensch abtippt.
Eine strukturierte Aufnahme Ihres gesamten Betriebs: Wie kommen Anfragen herein, wie wird daraus ein Auftrag, wie entsteht die Rechnung, welche Programme sind im Einsatz, wo wird doppelt erfasst, wo steckt Wissen nur in Köpfen. Das Ergebnis ist eine Prozess- und Systemlandkarte mit Zeitkosten, ein Zielbild und eine priorisierte Reihenfolge. Sie dauert je nach Betriebsgröße zwei bis vier Wochen und hat einen Festpreis.
Oft gerade dort. In kleinen Betrieben laufen viele Abläufe über dieselben zwei, drei Personen — und jede Übertragung von Hand kostet genau diese Personen Zeit. Ein System, in dem Anfrage, Auftrag und Rechnung auseinander hervorgehen, entlastet dort spürbarer als in einem Konzern. Ob es sich rechnet, zeigt die Analyse; wenn nicht, sagen wir das.
Analyse und Architektur zusammen meist vier bis sechs Wochen. Die Umsetzung erfolgt in Bausteinen über zwei bis sechs Monate — der erste Baustein ist typischerweise nach wenigen Wochen produktiv, nicht erst am Ende. Nach jeder Stufe entscheiden Sie, ob es weitergeht.
Ja, und für manche Betriebe ist das der richtige Weg. Dafür gibt es unsere Schulungen: Sie lernen an einem echten Ablauf aus Ihrem Betrieb, wie man ihn beschreibt, ein passendes Werkzeug wählt und den ersten Workflow baut. Wir sagen Ihnen vorher ehrlich, ob Selbermachen bei Ihrer Ausgangslage sinnvoll ist oder ob die Architektur erst stehen sollte.
Nichts. Im Erstgespräch klären wir, ob eine Unternehmensanalyse bei Ihnen sinnvoll ist, und wenn nicht, sagen wir das. Die Analyse selbst hat einen Festpreis, der vorher feststeht. Für die Umsetzung entsteht nach der Architektur ein Festpreisangebot je Baustein.
Erstgespräch
Schreiben Sie uns in zwei Sätzen, was bei Ihnen hakt. Wir sagen Ihnen ehrlich, ob eine Unternehmensanalyse sinnvoll ist — und wenn nicht, auch das.
Reuteweg 2/1 · 75365 Calw · Montag bis Freitag, 9–17 Uhr
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