Selbst automatisieren: Wann es sich lohnt, es zu lernen — und wann nicht

Wir leben davon, Systeme für Betriebe zu bauen. Trotzdem raten wir in einem Teil der Erstgespräche: „Das können Sie selbst." Nicht aus Großzügigkeit, sondern weil es stimmt — und weil ein Betrieb, der seine erste Automatisierung selbst gebaut hat, später ein besserer Partner für ein System ist, als einer, der alles von außen bekommen hat. Dieser Beitrag beschreibt, woran Sie erkennen, ob Selbermachen bei Ihnen passt, was Sie dafür brauchen, und wo die Grenze liegt.

Die gute Nachricht: Die Werkzeuge sind da

Wer Microsoft 365 nutzt, hat mit Power Automate bereits eine Automatisierungsplattform bezahlt, mit der sich Abläufe zwischen Outlook, Teams, SharePoint und Excel ohne Programmierung verbinden lassen. Copilot Studio erlaubt es, einfache Assistenten zu bauen. Daneben gibt es Werkzeuge, mit denen man per Klick Workflows zwischen Programmen zieht. Und Sprachmodelle nehmen einem die Arbeit ab, die früher Programmierung brauchte: Text verstehen, einordnen, zusammenfassen. Was mit Microsoft 365 ohne Zusatzkosten geht, steht hier.

Die technische Hürde ist also niedriger als je zuvor. Die eigentliche Hürde liegt woanders.

Die eigentliche Hürde: den Ablauf beschreiben

Die meisten Selbstversuche scheitern nicht am Werkzeug, sondern davor — an der Beschreibung. Ein Workflow braucht einen Auslöser („wenn eine Mail mit Anhang im Postfach X ankommt"), Schritte („lies den Anhang, erkenne den Absender, lege einen Ordner an"), Entscheidungen („wenn der Absender bekannt ist, dann … sonst …") und Ausnahmen („wenn der Anhang kein PDF ist, dann melde dich bei mir"). Wer das aufschreiben kann, kann es auch bauen. Wer sagt „das macht man halt so, je nachdem", kann es noch nicht bauen — und auch noch nicht beauftragen.

Die Fähigkeit, einen Ablauf so zu beschreiben, dass eine Maschine ihn versteht, ist das Eigentliche, was man lernt. Sie ist auf jeden weiteren Ablauf übertragbar. Und sie ist der Grund, warum unser Automatisierungs-Workshop den ganzen Vormittag mit Beschreiben verbringt, bevor nachmittags gebaut wird.

Wann Selbermachen passt

• Ein Ablauf, klar umrissen. Er beginnt an einer Stelle, endet an einer Stelle, und dazwischen gibt es wenige Ausnahmen. Belege aus dem Postfach in einen Ordner. Eine Terminbestätigung aus dem Kalender. Ein Formular, das eine Zeile in eine Liste schreibt.
• Die Daten sind schon da. In einem System, digital, lesbar. Was auf Papier oder in Köpfen liegt, muss erst erfasst werden — das ist ein anderes Projekt.
• Der Fehlerpreis ist niedrig. Wenn der Workflow sich irrt, korrigiert ein Klick. Niemand bekommt eine falsche Rechnung, kein Kunde eine falsche Zusage.
• Jemand hat Lust. Nicht Zeit — Zeit hat niemand —, sondern Lust. Die Person, die ohnehin die Excel-Tabelle mit Formeln gebaut hat, ist meist die richtige. Zwei Stunden pro Woche über ein paar Monate reichen.
• Das Werkzeug ist vorhanden. Microsoft 365 im Betrieb, oder ein Fachprogramm mit eigenen Workflows. Dann kostet der erste Versuch nichts außer Zeit.

Wann Selbermachen nicht passt

• Mehrere Abläufe sollen zusammenhängen. Anfrage wird Auftrag wird Rechnung — das ist kein Workflow mehr, sondern ein System, und ein System braucht ein Datenmodell, bevor der erste Workflow gebaut wird. Wer hier mit Klick-Werkzeugen anfängt, baut Automatisierung zwischen Excel-Tabellen — und muss sie nach dem Fundament neu bauen.
• Schnittstellen müssen gebaut werden. Wenn das Fachprogramm eine API hat, aber keinen fertigen Connector, braucht es Code. Das ist kein Hexenwerk, aber es ist nichts, was man nebenbei lernt.
• Der Fehlerpreis ist hoch. Alles, was Rechnungen, Zusagen oder Personaldaten betrifft, braucht Freigaben, Protokolle und Fehlerbehandlung. Das kann man lernen, aber nicht am ersten Ablauf.
• Niemand hat dauerhaft Zeit. Ein Workflow, den niemand pflegt, bricht beim ersten Update still. Wenn im Team niemand die Zuständigkeit übernehmen kann, ist Fremdbetrieb ehrlicher.

Selbermachen passt, wenn ein Ablauf allein steht. Es passt nicht, wenn er mit allem anderen zusammenhängt — und das tun die wichtigen.

Der dritte Weg: begleitet selbst machen

Zwischen „alles selbst" und „alles von außen" gibt es einen Weg, der für viele Betriebe der beste ist: Die Analyse und die Architektur — Datenmodell, Schnittstellenplan, Reihenfolge — kommen von außen. Die Bausteine, die man klicken kann, baut das Team selbst, mit regelmäßigen Terminen, in denen jemand von außen draufschaut. Die Teile, die Code brauchen, übernimmt der Dienstleister.

Das Ergebnis ist ein System, das das Team zu großen Teilen selbst gebaut hat — und deshalb pflegt. Es ist nicht zwingend billiger als die volle Umsetzung, weil die eigene Zeit auch Geld ist. Aber es ist oft besser, weil das Wissen im Betrieb bleibt. Als Format bieten wir das unter dem Namen Begleitetes Selbermachen an.

Was eine Schulung leisten kann — und was nicht

Eine gute Schulung bringt Ihnen bei, einen Ablauf zu beschreiben, ein passendes Werkzeug zu wählen und den ersten Workflow zu bauen — an einem echten Ablauf aus Ihrem Betrieb, nicht an einem Beispiel. Danach läuft etwas, das ab morgen Zeit spart, und Sie können den nächsten Ablauf nach demselben Muster angehen.

Was eine Schulung nicht kann: aus einem Tag einen Entwickler machen, ein Datenmodell ersetzen, oder die Frage beantworten, wie Ihr ganzer Betrieb zusammenhängen soll. Das ist Architekturarbeit, und sie kommt vor dem Workflow — oder sie kommt teuer danach.